Événementiel
NOS METIERS
Audit/Conseil
- Accompagnement dans la définition du concept jusqu’à sa validation, étude de marché.
- Construction d’un business plan, d’une étude de faisabilité, d’un budget détaillé.
- Identification et mise en œuvre d’une stratégie de relance de l’activité.
- Elaboration et suivi des plans d’actions et de performances, définition des objectifs
- Amélioration des marges brutes et opérationnelles, optimisation de l’exploitation.
- Conception du contenu des offres commerciales (Composition des stands)
- Réalisation d’un plan de charge et de gestion des ressources.
- Développement des services associés aux besoins clients.
- Définition des méthodes de travail
Achat
- Analyse des prix d’achat existants et identification des besoins,
- Contrôle des prix de vente et définition des axes de développement,
- Benchmark fournisseurs
- Elaboration des cahiers des charges
- Lancement des appels d’offres / négociations
- Sélection, présentation et recommandations de solutions et de prestataires
- Mise en adéquation des processus fournisseurs avec ceux de l’organisateur
- Mise en place d’outils de contrôle qualité
Financier
- Création de la structure budgétaire
- Elaboration de budget ou Optimisation de budget prévisionnel
- Suivi, Contrôle et Reporting budgétaire
- Analyse des résultats,
- Bilan.
Organisation
L’organisation complète d’un salon nécessite le concours parfait d’un certain nombre de métiers et de compétences spécialisées et très différentes.
Vous trouverez ci-dessous nos prestations décomposées en trois grandes étapes pour vous accompagner pas à pas dans l’organisation globale ou partielle de votre événement.
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AVANT-PROJET
Gérer la préparation de l’ensemble des opérations techniques et logistiques nécessaires au bon déroulement de l’événement : Installation générale, Signalétique, Mobilier, Décoration florale, …
Garantir la réalisation matérielle de l’évènement dans les meilleures conditions de qualité, de service au client, de délais et de coûts.
Assurer un reporting régulier permettant un suivi des résultats opérationnel et financier de l’événement.
Proposer des solutions techniques pour développer les niveaux de marge et de chiffre d’affaires.
LES SITES
- Recherche optimisée de lieux, en fonction de la taille de l’événement et des dates souhaitées.
- Gestion des relations avec le site et des prestations liées à l’utilisation du lieu.
- Réunions techniques avec le site et l’ensemble des prestataires
L’IMPLANTATION
- Fourniture des fonds de plans des sites
- Ilotement et sectorisation en concordance avec les objectifs de vente de surface
- Réalisation d’une implantation basée sur la gestion des flux visiteurs intégrant la position des : Accueils – Circulations – Animations/Partenariats – Parties communes (Commissariat Général, VIP, Presse…)
- Suivi de l’implantation et gestion des mises à jour de plans
- Réalisation de plans d’aide à la commercialisation
- Impression et fourniture des plans de l’évènement
L’INSTALLATION GÉNÉRALE
- Gestion des stands : Equipés, clés en mains et des stands sur mesure
- Villages, stands collectifs ou Pavillons régions ou pays étrangers
- Création des parties communes, des animations et des aménagements divers Accueil, Commissariat Général, Presse, VIP, Points Information, Salles de conférences…
- Réalisation d’un plan de calepinage pour la moquette d’allées
LA SIGNALÉTIQUE
- Conseil en création
- Fil conducteur entre la communication extérieure et l’événement, Signalétique statique et directionnelle, Sectorisation
- Relation fournisseur
- Transmission des informations, Contrôle des Bons à tirer, Validation
- Gestion des produits dérivés vendus aux exposants
- Création d’un plan de pose
L’ASSISTANCE EXPOSANTS
- Gestion des demandes et accompagnement technique des exposants
- Conseils et vente de prestations complémentaires
- Gestion et mise en œuvre des commandes exposants
- Etudes et réalisation de stands sur mesure
- Contrôle des projets de construction des stands sur mesure
- Edition de documents
- Rédaction des contrats Exposants
- Rédaction des éléments juridiques Exposants (règlement de l’événement, CGV …)
- Réalisation des documents techniques
- Guide de l’exposant (Dossier Technique)
- Préparation des bons de commande prestataires
- Notices, consignes et procédures de montage et de démontage,
- Préparation du book de l’événement (Book Hôtesses, Manutentionnaires …)
- Réalisation du planning opérationnel (Montage, Exploitation et Démontage)
- La sécurité des biens et des personnes
- Mise en place des obligations légales de l’organisateur PGC, PPSPS, déclaration préalable, …
- Gestion des relations avec les organismes et institutions publics Préfectures, Mairies, pompiers, DDE, …
- Réunions de coordination avec le chargé de sécurité
- Les prestataires
- Gestion des prestataires, demande de devis, négociation, commande, briefing
- Elaboration d’un planning des moyens humains externes (Hôtesses, gardiens etc.)
- Préparation des réunions de coordination
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SUR SITE
- Gestion complète de l’événement en phase d’exploitation.
- Présence pour suivi opérationnel des phases de montage, d’ouverture et de démontage
- Assistance permanente à l’organisateur et gestion du service exposants
- Coordination technique et logistique de l’ensemble des acteurs de l’événement
- Contrôle du bon fonctionnement des prestations (Entrée, nettoyage, gardiennage, …)
- Veille au respect des normes de sécurité en accord avec le chargé de sécurité
- Mise en place de réunions journalières avec prestataires (Point montage)
- Assure le respect des plannings de montage et de démontage
- Suivi de l’implantation (Parties communes, animations, stands…)
- Vérification de la conformité des commandes de prestations
- Etats des lieux entrants et sortants.
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POST ÉVÉNEMENT
Débriefing à chaud des équipes internes
Contrôle et validation des dernières factures comprenant les compléments sur site
Analyse des objectifs sur résultats : CA, nombre d’exposants/surface, visitorat
Prise des retours d’expériences et satisfaction exposants / visiteurs
Débriefing final (plénière)
- Financier
- Analyse du chiffre d’affaires
- Analyse des coûts
- Marge générée, comparatif avec les éditions précédentes
- Commercial
- Les chiffres clés
- Rappel des objectifs
- Analyse des résultats
- Plan d’action de l’édition N
- Produits dérivés
- Recommandations pour l’édition N+1
- Marketing et communication
- Les chiffres clés
- Visitorat
- Actions de communication et bilan
- Conférences et évènements
- Animations
- Budget
- Recommandations
- Technique
- Occupation des espaces loués
- Revue des plans et implantation des stands
- Déroulé de la manifestation
- Espaces communs & animations
- Évolution des ventes par famille de produits
- Point sur les prestataires
- Budget
- Préconisations